Автоматизация аудита: как ИИ ускоряет проверки и снижает ошибки

Компании во всем мире активно внедряют искусственный интеллект в разные отрасли и бизнес-процессы. Не стала исключением и аудиторская сфера. Но многие аудиторы продолжают работать традиционно — проверяют бумажные документы вручную. Такой подход занимает много времени, подвержен ошибкам и требует участия большого количества сотрудников Все это делает его неэффективным в условиях современного бизнеса.

Разберемся, как ИИ-технологии помогают обрабатывать документы быстрее и сокращают время аудита в несколько раз.

Почему работа аудиторов занимает много времени

Основная задача аудиторов — проверить, правильно ли компания тратит деньги. Для этого они сравнивают планы расходов с реальными тратами. Аудиторы берут бюджетные документы, где написано, сколько должны были потратить на разные нужды, и сверяют эти цифры с банковскими операциями.

Из-за такого большого объема работы аудиторы вынуждены проверять только крупные суммы, а мелкие операции пропускают. В результате качество проверки страдает, и ошибки в расходах могут остаться незамеченными.

Как искусственный интеллект упрощает работу аудиторов

Искусственный интеллект делает работу аудиторов намного проще и быстрее. Теперь обработка документов занимает всего несколько дней вместо недель.

Работает это следующим образом. ИИ «читает» отсканированные бюджетные документы и создает из них удобные таблицы. Затем система изучает все договоры компании и понимает, на что тратились деньги: канцтовары, ремонт, зарплаты или другие нужды.

На следующем этапе ИИ анализирует банковские выписки и сравнивает номера счетов из договоров с номерами получателей денег в банке. Так система понимает, какой платеж к какой статье расходов относится.

В итоге каждый перевод денег автоматически прикрепляется к нужной статье бюджета. Аудиторы получают готовый отчет, который можно только проверить и при необходимости подкорректировать. Это экономит огромное количество времени.

Система предусматривает и сложные случаи. Если в договоре написано неясно, на что тратятся деньги, такие операции выделяются отдельно. Аудитор может их посмотреть вручную и принять решение. Таким образом, полный контроль остается за человеком.

Кому нужен искусственный интеллект

Аудит обязателен для всех компаний, которые ведут бухгалтерский учет. И чем больше организация, тем больше у нее разных статей расходов и тем дольше приходится работать с документами вручную.

Есть две основные группы, которым особенно нужны ИИ-технологии в аудите. Первая группа — это аудиторские фирмы, которые работают по заказу. Таким аудиторским компаниям приходится каждый день разбираться в документах десятков разных организаций. Без автоматизации это отнимает месяцы работы.

Вторая группа — это сами компании и учреждения, которые еще не перешли на цифровые технологии. В таких организациях бюджеты до сих пор ведут частично на бумаге, а бухгалтерские программы не умеют автоматически связывать расходы с планами. Поэтому у них скапливаются горы документов: договоры, счета, отчеты. Чаще всего это государственные учреждения и компании среднего размера, которые пока еще не полностью цифровизировали свои бизнес-процессы.

Всего полтора месяца на внедрение

Внедрить ИИ-систему для аудита довольно легко. Решение устанавливается один раз, после чего начинает работать самостоятельно. Система сама обучается на документах компании и не требует постоянного обслуживания программистов. Весь процесс запуска занимает от одного до полутора месяцев.

Главное требование при работе с финансовыми документами — это безопасность данных. Система работает полностью внутри компании и никуда не отправляет конфиденциальную информацию. Все данные остаются на серверах организации.

Сотрудников обучать тоже несложно. Программа сделана так, чтобы любой аудитор мог в ней разобраться без специальной ИТ-подготовки. Достаточно недели, чтобы научиться пользоваться всеми функциями. Это позволяет компании быстро окупить вложенные средства.

Игнорировать искусственный интеллект уже нельзя

Искусственный интеллект решает основную головную боль аудиторов — горы документов и однообразную работу. ИИ-технологии делают проверки в разы быстрее, упрощают анализ документов и практически исключают человеческие ошибки.

Эти технологии уже работают и доступны для внедрения. С каждым годом документооборот в компаниях растет, а требования к точности отчетности становятся жестче. В таких условиях медлить с автоматизацией — значит терять деньги и конкурентные позиции.

Компании, которые внедрят ИИ-решения прямо сейчас, получат серьезные преимущества перед конкурентами. Они смогут проводить более качественные аудиторские проверки, тратить в несколько раз меньше времени на рутинную работу, высвободить сотрудников для более важных задач и минимизировать финансовые риски от ошибок в отчетности. В конечном счете это означает экономию бюджета и повышение надежности бизнеса.