От простоев к прибыли: цифровая трансформация управления автопарком
Ведущие компании уже начали цифровую модернизацию транспортного сектора. По данным J’son&Partners Consulting, большинство процессов управления транспортом можно сделать лучше с помощью ИТ-решений, что значительно сократит расходы и повысит эффективность работы.
Эта задача особо важна для больших казахстанских компаний энергетики, нефтегаза, строительства и логистики с крупными автопарками. Для них транспорт – главный ресурс, которым нужно правильно управлять.
Скрытые потери в управлении автопарком: простои, перерасход топлива и ремонты
Организации с большими автопарками сталкиваются с серьезными вызовами. Они теряют деньги, расходуют ресурсы и несут лишние затраты. Служебные машины могут простаивать до 4,5 часов в день. Вместо пользы эти дорогие активы компании большую часть дня только создают расходы на содержание. Крупные предприятия с филиалами не могут эффективно управлять транспортом, поскольку без единой системы учета каждое подразделение контролирует автопарк по-своему, что снижает эффективность и увеличивает расходы на обслуживание.
Неконтролируемый расход топлива составляет отдельную статью затрат. Без единой системы невозможно точно отслеживать фактический расход, сравнивать его с нормами и предотвращать перерасход. Компании в итоге несут необоснованные расходы на ГСМ, которые могут составлять значительную часть бюджета.
Отсутствие общей системы учета также вызывает проблемы с обслуживанием транспорта. Компания тратит лишние деньги, когда ремонт проводится несвоевременно или слишком часто. Без централизованного контроля трудно следить за состоянием каждой машины, правильно планировать профилактику и минимизировать затраты на ремонт.
Сложность отчетности – еще одна проблема. Из-за разных систем в филиалах вся корпоративная отчетность готовится вручную через Excel, что отнимает время и вызывает ошибки. Главный недостаток – отсутствие качественной аналитики для управленческих решений. Хотя рынок предлагает специализированные решения вроде SAP EAM, многие компании по-прежнему используют Excel или заказные программы, которые не обеспечивают нужный уровень эффективности и надежности.
Единая система: эффективное управление транспортом и персоналом
Для решения этих проблем нужны специализированные ИТ-системы, обеспечивающие централизованное управление всеми процессами эксплуатации транспорта. Такие системы выполняют несколько ключевых задач.
Первая задача – создание единого информационного пространства. Это позволяет центральному офису видеть работу всех филиалов, а каждому филиалу – отслеживать свою деятельность в общей системе. При необходимости филиалы могут напрямую взаимодействовать между собой, например, при передаче транспорта. Важно, что все операции проводятся в единой системе без привязки к локальным программам отдельных филиалов.
Вторая задача – централизованное управление данными водителей. Система содержит полную информацию о каждом водителе: права, медсправки, допуски на перевозку опасных грузов и другие документы. Важное преимущество – автоматическая проверка документов при формировании путевого листа. Система сама проверяет срок действия прав, медсправки и других документов, что не позволяет выйти на линию водителю с просроченными документами. Это снижает риски и обеспечивает соблюдение нормативных требований.
Третий ключевой аспект – учет автотранспортных средств. Каждая машина заносится как отдельный объект с атрибутами: марка, модель, год постановки на учет, данные о страховках, техосмотрах, нормах расхода топлива. При внедрении можно занести в базу все комплектующие и установить связи между объектами. Система накапливает данные о пробегах не только транспорта, но и ключевых компонентов – шин и аккумуляторов.
Одним из решений, которое выполняет все функций – SAP EAM.
SAP EAM автоматизирует весь цикл обслуживания транспортных средств компании. Система помогает централизованно отслеживать техническое состояние автомобилей, планировать их обслуживание, контролировать расход топлива и запчастей, вести учет пробегов и затрат на ремонты. Интеграция с GPS позволяет мониторить местоположение транспорта в реальном времени, оптимизировать маршруты и контролировать целевое использование машин. Внедрение SAP EAM существенно снижает количество поломок и внеплановых простоев, увеличивает срок службы транспортных средств и оптимизирует расходы на их содержание, что особенно важно для крупных предприятий с разветвленной филиальной сетью.
Взаимодействие в системе построено на заявочном принципе. Сотрудники филиалов создают заявки, а автотранспортный цех централизованно получает эти заявки, согласовывает и распределяет доступный транспорт.
На основе утвержденных заявок формируются путевые листы. После выполнения работ система рассчитывает нормативный расход топлива с учетом режимов работы и сравнивает с фактическим. Это позволяет отслеживать экономию или перерасход. Водители получают премии или лишаются их в зависимости от результатов согласно корпоративным правилам.
Важное преимущество – интеграция с системой техобслуживания и ремонта. Система отслеживает пробеги и планирует ТО по нормативам. Так в единой системе объединяются все ключевые аспекты: учет топлива, контроль транспорта и мониторинг работы водителей. В процессе работы система накапливает данные для аналитики и отчетов – как для внутренних нужд, так и для государственной отчетности, включая расчет транспортного налога.
В погоне за прозрачностью
Внедрение единой системы обеспечивает полную прозрачность корпоративной структуры и экономию средств. Руководство может эффективно распределять транспорт между филиалами, видеть состояние каждой машины и планировать ремонты заранее. Это улучшает взаимодействие между подразделениями, которые раньше работали изолированно.
Финансовые руководители особенно ценят такие системы, так как они показывают все реальные расходы и предотвращают ситуации, когда новое оборудование постоянно ремонтируется, а средства списываются без должного контроля.
Цифровизация автопарка — необходимый шаг для компаний с большим количеством транспорта. Она оптимизирует затраты, обеспечивает равномерную загрузку техники и предотвращает нецелевое использование.
Внедрение систем типа SAP EAM не только экономит деньги, но и создает единое информационное пространство для всех подразделений, делая процессы прозрачными. Такие решения особенно важны для горнодобывающих, строительных и других компаний с большим парком спецтехники.