Автоматизация процессов ведения закупочной и договорной деятельности банка

Ситуация

Ранее в банке не использовались системы автоматизации учета процессов закупки. Документы формировались на бумажном носителе, которые рассматривались/согласовывались на совещаниях рабочих групп. Все документы хранились в папках, сотрудники также делали их электронные копии.

Основные проблемы, которые хотел решить банк:

• отсутствие центрального репозитория всех документов, связанных с закупочными процессами;
• отсутствие прозрачности процессов закупки;
• длинные сроки осуществления закупки товаров и услуг;
• отсутствие отчетности по процессам закупки и их эффективности;
• отсутствие контроля за исполнением смет расходов.

Бизнес-задача

Банк обратился с запросом по автоматизации учета процессов ведения закупочной и договорной деятельности в разрезе хозяйственной деятельности. Новая система должна была стать замыкающей в тройке приложений, которые разрабатывались в разное время. Первые два приложения:

• КХД: Корпоративное хранилище данных и система построения отчетности на базе IBM Cognos;
• АСБФП: автоматизированная система бюджетирования и финансового планирования.

Требовалось создать единую систему учета всех документов, связанных с процессами закупки товаров и услуг, с последующим их согласованием и контролем исполнения сметы расходов. По факту заключения договора вести учет первичных учетных документов и контроль платежей. Система должна была быть построена на базе имеющейся в банке инфраструктуры, основанной на продуктах IBM (DB2, FileNet, WebSphere, Integration Bus) и интегрирована с системой учета персонала, системой бюджетирования, корпоративным хранилищем, операционной системой банка.

Решение

Команда IBA Group разработала систему управления хозяйственной деятельностью банка на основе проработанного совместно с заказчиком технического задания. Система представляет собой клиент для работы из браузера и серверную часть для бизнес-логики. Согласование документов организовали через специализированную систему управления бизнес-процессами. Для интеграции со смежными системами банка использовали интеграционную шину. Все документы, создаваемые в рамках системы, сохраняются в хранилище документов на базе FileNet.

Результат

Создана единая систему учета всех документов в процессе закупки товаров и услуг. Теперь все документы согласуются в единой системе с возможностью получить доступ к информации о самом документе и его маршруте согласования. При согласовании документов осуществляется контроль имеющихся свободных бюджетов для закупки. Бизнесу предоставлена возможность построения разнообразной отчетности по процессам закупки и исполнению смет. Также создан единый каталог закупаемых товаров и услуг. По всем договорам доступны документы по исполнению договора и осуществленным платежам, а также возможность автоматических платежей.

Система находится в промышленной эксплуатации с января 2019 года. За это время было создано порядка 95 000 документов. Сейчас проект перешел в фазу сопровождения и развития.