Бизнес-кейс. Автоматизация процесса управления командировками в системе SAP

Цель

Цель проекта — автоматизировать процесс оформления командировок от заявок до финансовых проводок.

Бизнес-задачи

1. Автоматизировать процесс оформления заявок на командировку.
2. Обеспечить регистрацию различных видов командировок и печать сопутствующей документации
3. Реализовать учёт и расчёты командировочных расходов и бухгалтерские проводки, перечисление денежных средств работникам, отчетность по процессу.

Решение

Процесс управления командировками был автоматизирован на базе модуля SAP FI-TV — Travel Management.

Команда IBA Group в ходе проекта:

• настроила функциональность оформления заявок на командировки и доработала функционал в части регистрации предварительных расходов и дополнительной информации, а также печати докладных записок и ТЗ на командирование;
• настроила мероприятия по регистрации командировок различных видов, изменению их сроков, и отмене командирования и реализовала печать соответствующих приказов;
• настроила автоматический расчёт суточных и необходимые виды командировочных расходов;
• разработала функциональность применения валютного курса в соотвествии с требованиями национального регулятора;
• реализовала формирование списков на перечисление командировочных расходов (ОНД) в соответствии с требованиями банка;
• обеспечила формирование и передачу в модуль Финансы (SAP FI) проводок авансов на командировки и командировочных расходов, в том числе с передачей дополнительных параметров для последующего формирования отчетности.

Результаты

Цельный автоматизированный процесс управления командировками от регистрации заявок до оформления отчетности по итогам командирования, включающий в себя печать сопроводительной документации, расчёт командировочных расходов, перечисление выплат и формирование бухгалтерских проводок.