Дистанционная работа vs офис: как компании сокращают расходы на 15%
Пик полностью удаленной работы проходит. Сегодня все активнее обсуждается возврат сотрудников в офис. Например, городские власти Алматы предлагают бизнесу организовать дистанционную работу для части персонала. Пока это всего лишь рекомендация и окончательное решение принимают сами работодатели. При этом, многие руководители по-прежнему задаются вопросом: сможет ли удаленная работа обеспечить такую же эффективность, как традиционный офисный формат?
Практика ИТ-индустрии и проектного консультирования уже продемонстрировала, что выбор рабочего формата становится ключевым экономическим фактором. Это решение напрямую влияет на проектные бюджеты и позволяет компаниям экономить десятки миллионов долларов.
Руководитель SAP-проектов Зухра Ливицкая помогает разобраться, какие модели работы наиболее эффективны сегодня.
Как COVID-19 изменил отношение к дистанционной работе
До коронавирусной пандемии работа вне офиса была скорее исключением: её выбирали в основном фрилансеры и редкие специалисты. Однако из-за COVID-19 на удаленный формат перешли целые индустрии. После снятия санитарных мер выяснилось, что работники не торопятся покидать домашние офисы. Многие сотрудники уже успели испытать плюсы работы из дома: экономия времени на дорогу, домашний комфорт и свобода в расписании.
Тем временем компании заговорили о возврате персонала в офисы. Ключевым мотивом стали финансовые потери рынка коммерческой недвижимости. Крупные бизнес-центры, ранее заполненные, теперь простаивали.
Одновременно менеджеры почувствовали необходимость в контроле рабочего процесса сотрудников. Большинству руководителей представлялось, что нахождение персонала в офисе само по себе означает продуктивную работу. Однако соответствует ли эта установка реальности?
Собственный опыт нашей компании наглядно продемонстрировал возможность высокой эффективности в дистанционном режиме. Два масштабных SAP-проекта в Казахстане успешно завершились в удаленном формате с превосходным результатом. Один проект впоследствии прошел дополнительный аудит, который подтвердил выполнение всех запланированных задач. Примечательно, что заказчик, ни его команда ни разу не встречались с нами лично.
Постпандемийный период кардинально трансформировал взгляды на дистанционную работу. Это видно в запросах клиентов к ИТ-подрядчикам. Например, ранее тендерная документация традиционно содержала требование «минимум 80% нахождения» проектной группы на территории заказчика, однако сейчас этот показатель сократился в 2,5 раза, а также практически везде указывается возможность «согласования с клиентом» этого процента.
Заказчики также осознали фактическую цену очного присутствия внешней команды. Личное присутствие команды подрядчика предполагает получение допусков, обустройство рабочих мест, онбординг в том или ином виде, а также привлечение штатных специалистов к проекту. Данные издержки неизбежно включаются в проектную смету, при этом подрядчик изначально заложит полную стоимость присутствия, даже при последующем согласии клиента на сокращенный процент.
Экономический эффект от удаленной команды оказывается существенным. Гибридная или полностью дистанционная модель позволяет клиенту снизить проектные расходы на 10-15%. В случае крупных системных интеграций экономия составляет десятки тысяч долларов.
Почему дистанционная работа не всегда эффективна
Однако полностью дистанционные команды возможны не во всех случаях. Практика показывает, что выбор рабочей модели определяется характером проекта. Методологические задачи, включая развертывание систем управления проектными портфелями или процессные нововведения, спокойно выполняются в режиме онлайн. Их основу составляют стандартизированные подходы, циклы утверждений, исключающие необходимость прямого контакта с оборудованием.
Кардинально иные условия складываются при технических задачах. Развертывание систем управления активами, взаимодействие с промышленным оснащением предполагают обязательный выход специалиста на площадку, чтобы провести техническую диагностику и сформировать подробные характеристики оборудования.
В случае комплексных проектов идеальное соотношение предполагает максимум пятую часть всей команды для личного присутствия. Причем исключительно для экспертов, которым необходимо непосредственно работать с техническим оснащением. Все прочие функции можно выполнить дистанционно.
Следует также подчеркнуть, что большинство масштабных проектов выполняется международными командами. Региональных экспертов зачастую недостаточно, чтобы охватить все задачи. Следовательно, любой крупный проект выполняется как международными экспертами дистанционно, так и приглашенными консультантами.
Смешанная модель — наиболее оптимальный подход к реализации проекта
В настоящее время ИТ-индустрия утвердила смешанную, или гибридную, модель работы. Максимальное требование большинства организаций теперь формулируется как «рекомендация» присутствовать в офисе дважды в неделю. За данной тенденцией стоит более глубинное изменение управленческих концепций, где центральным стал не личное присутствие сотрудника, а результат его работы.
Компании все активнее переходят от контроля временных затрат к контролю достижений. Такой подход показывает большую результативность для проектных задач. Дистанционные группы помогают снизить траты на командировки, аренду помещений и оборудование рабочих мест. Все это помогает бизнесу заметно экономить средства.
Благодаря такому подходу бизнес выигрывает, так как принимает решения исходя из экономической выгоды и практической необходимости, а не из-за традиционных подходов и устаревших догм.