Как выбрать ERP-систему: критерии, чек-лист и сравнение популярных решений

Когда компания перерастает учет финансов и складских операций в MS Excel и нескольких программах, которые не обмениваются данными между собой, руководство начинает выбирать ERP-систему. Решений на рынке много, но даже популярная ERP может не подойти компании по масштабу, отраслевым процессам или стоимости владения. Ошибка при выборе приведет к дополнительным расходам на доработки и, возможно, повторному внедрению системы через несколько лет.

В статье разберем, какие ERP-системы существуют, по каким критериям их сравнивать и какую ERP-систему выбрать для разных задач бизнеса. Приведем чек-лист и список популярных ERP-систем для Казахстана и СНГ, а также рассмотрим случаи, когда внедрение пока не требуется.

Ключевые выводы

• ERP-система нужна, когда ручной учет замедляет подготовку отчетности и управленческих решений.
• Малому бизнесу с простыми процессами часто достаточно складского сервиса и CRM-системы.
• При выборе ERP стоит сравнивать стоимость владения и интеграции, а также наличие специалистов и локализацию.
• Для холдингов и производственных групп со сложной структурой юридических лиц, несколькими производственными площадками и международными операциями SAP S/4HANA стоит рассматривать среди основных вариантов ERP.

Что такое ERP-система

ERP-система (Enterprise Resource Planning) — это система управления ресурсами компании, которая объединяет финансы, закупки, склад и продажи, а также производство и управление персоналом в общей базе данных. В отличие от CRM и WMS, которые автоматизируют отдельные функции, ERP охватывает учет всех подразделений.

Когда компании пора внедрять ERP-систему, а когда с внедрением стоит подождать

ERP-система приносит пользу компании тогда, когда ручной учет операций начинает замедлять подготовку управленческой и налоговой отчетности и принятие решений руководством. Если процессы закупок и продаж в компании простые, а ассортимент товаров небольшой, бизнес может еще несколько лет вести учет операций в MS Excel и облачных сервисах для складского учета.

Признаки того, что компании нужна ERP

О том, что компании пора выбирать ERP-систему, обычно говорят следующие признаки:

• Специалисты финансовой службы вручную сводят финансовые данные из нескольких учетных программ, и закрытие отчетного месяца занимает у них несколько недель.
• Показатели продаж и складских остатков в отчетах разных отделов не совпадают, и руководство компании получает управленческую отчетность с опозданием.
• Компания открывает филиалы и регистрирует новые юридические лица, но учетная программа не поддерживает учет нескольких юридических лиц и замедляется с ростом числа операций.
• Ошибки бухгалтерии в налоговом учете могут приводить к штрафам и спорам с налоговыми органами при проверках отчетности.
• Финансовая служба и руководство не могут оперативно оценить прибыльность отдельных направлений бизнеса, филиалов или производственных площадок, потому что данные о затратах и выручке находятся в разных программах.

Когда ERP-система компании пока не нужна

ERP может оказаться избыточной в следующих случаях:

• У компании один склад и небольшое число операций закупки и продажи, и облачный сервис складского учета решает все задачи по учету товаров.
• Руководители не описали бизнес-процессы компании, и порядок работы отделов часто меняется. В такой ситуации компании сначала стоит описать и упорядочить процессы, а затем автоматизировать их.
• Задачи продаж и учета товаров решают CRM-система и складской сервис, которые обмениваются данными с бухгалтерской программой.
• Затраты на внедрение и поддержку ERP-системы могут превысить выгоду, которую компания получит от автоматизации при текущем обороте.

Какие ERP-системы существуют и чем отличаются их классы

ERP-системы различаются по масштабу бизнеса, на который рассчитаны, и по способу размещения: на серверах поставщика или на собственных серверах компании. По этим двум признакам руководитель может сразу исключить из списка вариантов решения, которые не подходят компании по размеру и требованиям к инфраструктуре.

ERP-системы по масштабу бизнеса

По масштабу бизнеса рынок ERP делится на следующие классы:

• ERP для малого бизнеса. Поставщики таких систем предлагают облачные сервисы с готовыми настройками и ограниченным набором функций для учета продаж и складских операций. Компания подключает сервис по ежемесячной подписке и начинает работать в нем через несколько недель после подключения.
• ERP для среднего бизнеса (mid-market). Системы этого класса рассчитаны на растущие компании с несколькими филиалами и собственным производством. При выборе такой системы компании стоит оценить, как она интегрируется с другими программами, которые уже использует бизнес, и сколько будет стоить владение системой на горизонте нескольких лет.
• ERP корпоративного класса (enterprise). Системы этого класса, например SAP S/4HANA или Oracle Fusion Cloud ERP, рассчитаны на холдинги и производственные группы с большим числом юридических лиц и производственных площадок. Они поддерживают консолидацию отчетности по группе компаний и отраслевые процессы крупных предприятий.

Модели развертывания и типы лицензий

• Облачные системы (SaaS, Software as a Service). Такие системы работают на серверах поставщика. Компания платит поставщику за подписку и не тратит бюджет на покупку серверов и их обслуживание.
• On-premise системы. Компания устанавливает такую систему на собственные серверы и полностью контролирует хранение своих данных и доработки системы. При этом компания сама оплачивает оборудование и работу системных администраторов.
• Гибридная модель. Компания размещает часть модулей ERP-системы в облаке поставщика, а часть оставляет на собственных серверах. Например, компания может перенести в облако финансовый учет, а систему управления производством оставить на своих серверах.

По типу лицензии

• Коммерческие ERP-системы. Компания приобретает право использования системы по лицензии или подписке. Стоимость зависит от выбранного продукта, состава модулей, числа пользователей и условий поставщика.
• ERP-системы с открытым исходным кодом (open source). Компания может использовать и дорабатывать систему в пределах условий ее лицензии. Например, Odoo предлагает версию Community. При этом расходы на настройку, интеграции и поддержку сохраняются даже при бесплатном использовании программного обеспечения.

Чек-лист для выбора ERP-системы

Мы собрали критерии выбора ERP-системы в чек-лист из восьми шагов. С его помощью руководитель может сравнить несколько ERP-систем по одним и тем же параметрам и подготовить требования для запроса коммерческих предложений у поставщиков.

Шаг 1. Определите цели внедрения ERP-системы

Шаг 2. Зафиксируйте требования к функциональности системы

Опишите бизнес-процессы, которые ERP-система должна поддерживать с первого дня работы, например, финансовый учет и закупки. Отдельно отметьте функции, которые компания планирует подключить позже. Такое разделение помогает сравнивать системы по обязательным требованиям и не платить за функции, которые бизнесу пока не нужны.

Шаг 3. Оцените масштаб компании и планы ее роста

Если руководство планирует открыть филиалы в других странах или запустить новое направление бизнеса, ERP-система должна поддерживать учет нескольких юридических лиц в разных валютах. Кроме того, система должна консолидировать отчетность всех юридических лиц группы.

Шаг 4. Проверьте интеграцию ERP-системы с другими программами компании

ERP-система обменивается данными с CRM-системой и банковскими сервисами, а также с системами электронного документооборота и маркетплейсами. Уточните у поставщика, есть ли у системы открытый API, то есть интерфейс для обмена данными с другими программами. Если часть учета компании останется в 1С, проверьте, как ERP-система интегрируется с 1С.

Шаг 5. Посчитайте полную стоимость владения системой

Полная стоимость владения (TCO, Total Cost of Ownership) включает расходы на лицензии или подписку, внедрение системы, ее поддержку и инфраструктуру. Сравнивайте ERP-системы по TCO по одинаковому сроку использования, например, три или пять лет. Помимо лицензий, внедрения, поддержки и инфраструктуры учитывайте расходы на обучение сотрудников, перенос данных и развитие системы после запуска. Система с низкой стоимостью лицензий на старте может потребовать больших затрат на доработки по мере роста компании.

Шаг 6. Узнайте, есть ли на рынке специалисты и интеграторы по системе

Уточните, сколько компаний-интеграторов внедряют и поддерживают выбранную систему в вашей стране. Проверьте также, легко ли найти специалистов по этой системе на рынке труда. Если специалистов мало, стоимость поддержки системы может расти, а компания может оказаться зависимой от одного подрядчика.

Шаг 7. Проверьте локализацию системы и ее соответствие законодательству

Для компаний в Казахстане ERP-система должна вести налоговый учет и формировать регламентированную отчетность по требованиям местного законодательства. Кроме того, система должна обмениваться данными с государственными информационными системами, например с ИС ЭСФ (информационной системой электронных счетов-фактур). Если локализацию разрабатывает партнер вендора, уточните, кто и в какие сроки обновляет ее при изменении законодательства.

Шаг 8. Запросите демонстрацию системы на своих данных и отзывы клиентов

Попросите поставщика провести демонстрацию ERP-системы на данных и процессах вашей компании.

Какие ERP-системы есть на рынке и чем отличаются популярные решения друг от друга

В обзор вошли шесть ERP-платформ и один облачный сервис учета, которые стоит рассмотреть при выборе системы для бизнеса в Казахстане и СНГ. Это не рейтинг по качеству, а сравнение решений для компаний разного масштаба.

SAP S/4HANA

SAP S/4HANA — ERP-система для среднего и крупного бизнеса, которая объединяет финансовый учет, закупки, производство и продажи в единой базе данных SAP HANA. SAP также выпускает для системы отраслевые решения, например, для нефтегазовых и металлургических компаний. К ограничениям системы относятся более высокая стоимость внедрения и более длительные сроки проекта по сравнению с решениями для малого бизнеса. Поэтому до начала внедрения компании стоит описать свои бизнес-процессы и выбрать партнера с опытом проектов SAP в своей отрасли.

Oracle Fusion Cloud ERP

Oracle Fusion Cloud ERP — облачная ERP-система для крупных компаний с развитыми функциями финансового учета и корпоративного планирования бюджета. Oracle поставляет систему только как облачный сервис и выпускает обновления ежеквартально. В Казахстане и СНГ с системой, как правило, работает меньше интеграторов и специалистов, чем с SAP или 1С. Требования местного законодательства к учету и отчетности в системе обычно реализуют партнеры Oracle. Различия двух платформ по функциям и стоимости владения мы разобрали в сравнении SAP и Oracle.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft выпускает две ERP-системы на платформе Dynamics 365. Dynamics 365 Business Central рассчитана на малый и средний бизнес, а Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management подходит крупным компаниям с распределенной логистикой и производством. Сильная сторона обеих систем состоит в интеграции с Microsoft 365 и сервисом аналитики Power BI. Локализацию систем под требования законодательства Казахстана обычно разрабатывают партнеры Microsoft, поэтому компании стоит заранее проверить, какие налоговые и отчетные требования локализация поддерживает. Подробное сравнение SAP и Microsoft Dynamics поможет оценить, какая из платформ лучше подходит крупному бизнесу.

1С:ERP Управление предприятием

1С:ERP Управление предприятием — система для среднего и крупного бизнеса, которую широко используют компании в Казахстане и СНГ. Сильные стороны системы состоят в локализации под требования местного законодательства и большом числе специалистов и партнеров 1С на рынке. Для холдингов с международной структурой и отчетностью по МСФО системе часто требуются значительные доработки. Большое число доработок может усложнить переход компании на новые версии платформы. Сценарии, в которых компании выбирают SAP или 1С, мы описали в материале SAP и 1С.

Галактика ERP

Галактика ERP — система для производственных и государственных предприятий. В нее входят модули финансового учета и бюджетирования, а также модули управления производством и закупками. С системой, как правило, работает меньше партнеров, чем с SAP или 1С, поэтому при выборе стоит уточнить, сколько партнеров поддерживает Галактику ERP в вашем регионе.

Odoo

МойСклад

МойСклад — облачный сервис для учета торговли и складских операций. Малые компании часто выбирают его как первый шаг перед внедрением ERP-системы. Сервис интегрируется с маркетплейсами и онлайн-кассами, и компания может начать работу в нем без длительного внедрения. При этом МойСклад не поддерживает сложное производственное планирование и учет группы компаний, поэтому его сложно назвать полноценной ERP-системой.

Сравнение ERP-систем по основным параметрам

В таблице мы свели основные различия систем.

Почему средние и крупные компании часто выбирают SAP

Когда руководство решает, какую ERP-систему выбрать крупной компании, оно оценивает, сможет ли система поддерживать рост числа пользователей и операций. Кроме того, руководство проверяет, поддерживает ли система учет и отчетность группы компаний. В таких сценариях крупные компании часто выбирают SAP по следующим причинам:

• Единая база данных для всех отделов. Специалисты финансовой службы и отделов закупок, производства и продаж работают в SAP S/4HANA с одной базой данных. Поэтому SAP отражает каждую складскую операцию в финансовом учете в момент ее проведения.
• Учет группы компаний. SAP S/4HANA ведет учет всех юридических лиц группы в разных валютах. Система также консолидирует отчетность группы по МСФО и по национальным стандартам учета.
• Отраслевые решения. SAP выпускает отраслевые решения, которые содержат типовые бизнес-процессы нефтегазовых и металлургических компаний, ритейла и коммунальных предприятий. Компания может взять эти процессы за основу и сократить объем доработок системы.
• Обновления без переписывания доработок. SAP рекомендует компаниям принцип clean core. По этому принципу компания сохраняет стандартный код SAP S/4HANA без изменений и разрабатывает собственные расширения системы на платформе SAP BTP (Business Technology Platform). Поэтому правильно спроектированные расширения меньше зависят от изменений стандартного кода SAP S/4HANA. Такой подход упрощает обновление системы и помогает сократить расходы на поддержку доработок.

При этом внедрение SAP S/4HANA требует больше времени и бюджета, чем внедрение систем для малого и среднего бизнеса. Поэтому компании нужен партнер по внедрению с опытом проектов SAP в ее отрасли. В Казахстане такие проекты ведет, например, IBA Group, официальный партнер SAP.

Какую ERP-систему рассматривать в разных ситуациях

Выбор ERP-системы зависит от масштаба компании и планов ее развития. В таблице мы собрали четыре типичные ситуации и системы, которые компании стоит рассмотреть в каждой из них.

Какие ошибки компании допускают при выборе ERP-системы

Даже если компания составила список подходящих ERP-систем, ошибки на этапе выбора могут увеличить стоимость проекта и сроки внедрения. Чаще всего проблемы возникают в следующих ситуациях:

• Выбор системы только по стоимости лицензий. Компания не учитывает расходы на внедрение, интеграции и поддержку. В результате система, которая казалась недорогой на старте, может потребовать больших затрат в течение нескольких лет.
• Ориентация на текущие задачи без учета роста бизнеса. ERP закрывает существующие процессы, но не поддерживает новые филиалы, юридические лица или производственные направления. Через несколько лет компании могут потребоваться дополнительные доработки или замена системы.
• Выбор по презентации поставщика без проверки собственных процессов. Демонстрация стандартных функций не показывает, как ERP будет работать с данными и требованиями конкретной компании. Поэтому до принятия решения стоит проверить основные бизнес-сценарии и получить отзывы клиентов из сопоставимых отраслей.

Как подготовиться к выбору и внедрению ERP-системы

Без анализа процессов компания может выбрать систему по презентации, поэтому перед выбором стоит пройти четыре шага:

• обследовать текущие процессы;
• сформулировать цели проекта и показатели (KPI);
• подготовить сотрудников к изменениям;
• выбрать партнера по внедрению с опытом в вашей отрасли.

Каждый из этих шагов подробно описывает наш материал о подготовке компании к внедрению ERP.

Какую ERP-систему выбрать компании с учетом масштаба и планов

Как получить помощь с выбором и внедрением SAP

Часто задаваемые вопросы