Что такое SAP Ariba и как платформа помогает управлять закупками
В крупной компании закупками занимается почти каждое подразделение. Производство заказывает сырье и запасные части, ИТ-отдел покупает оборудование и лицензии, административная служба заключает договоры на обслуживание зданий. Когда подразделения ведут заявки в своих таблицах, а переписку с поставщиками — в личной почте, финансовый директор не может быстро подсчитать общую сумму расходов и оценить, насколько выгодные условия получила компания. Поэтому руководители закупок переводят процесс на цифровую платформу, где заявки, тендеры, договоры и счета находятся в одной системе.
SAP Ariba — это облачная платформа SAP для управления закупками и работы с поставщиками на базе глобальной бизнес-сети SAP Business Network. Она объединяет решения для анализа затрат, выбора поставщиков, управления договорами, операционных закупок и обработки счетов и интегрируется с SAP ERP, SAP S/4HANA и другими учетными системами.
В статье разберем, какие задачи решает SAP Ariba, из каких решений состоит платформа, как выглядит процесс управления закупками с SAP Ariba и чем она отличается от модуля закупок в ERP-системе.
Какие проблемы в закупках решает SAP Ariba
Закупочные подразделения в разных отраслях сталкиваются с похожими трудностями. Чаще всего их причина в том, что компания автоматизировала только отдельные шаги закупки, а остальную работу сотрудники выполняют вручную. Рассмотрим самые распространенные сложности в процессе закупок.
- Компания не знает структуру своих расходов. Компания покупает товары и услуги у сотен поставщиков и хранит сведения о закупках в нескольких учетных системах и файлах MS Excel. Руководитель закупок не может быстро подсчитать расходы по каждой категории и определить, у каких поставщиков компания закупает больше всего; а филиалы могут покупать одну и ту же позицию у разных контрагентов по разным ценам.
- Закупщики тратят время на ручную работу. Закупщик получает заявку по почте, рассылает запросы поставщикам, собирает коммерческие предложения в таблицу и сравнивает их построчно. При ручном переносе данных сотрудник может ошибиться в цене или количестве, и бухгалтер обнаружит ошибку только при сверке счета. Из-за этого тендеры могут длиться неделями, а руководитель не знает, на каком этапе находится закупка и кто из согласующих задерживает решение.
- Финансовый директор не может оценить экономию от тендеров. Чтобы рассчитать эффективность тендера, финансовый директор сравнивает начальную цену закупки с ценой, которую компания получила по итогам тендера. Без единой базы данных аналитики финансовой службы запрашивают эти сведения у каждого подразделения и сводят их в отчет вручную. Подразделения считают экономию по разным правилам, поэтому цифры в отчетах не совпадают, и финансовый директор не может понять, какую выгоду компания получила от тендеров.
- Компания не успевает продлить выгодные договоры и повторно проверяет поставщиков. Юристы хранят сканы договоров в сетевых папках и не отслеживают сроки их действия, поэтому договор с выгодной ценой может закончиться раньше, чем закупщик начнет новую процедуру. Анкеты и документы поставщиков служба безопасности и закупщики ведут в разных файлах, и перед каждым договором сотрудник собирает эти сведения заново.
Как устроена платформа SAP Ariba
Если объяснить простыми словами, SAP Ariba дает закупщикам и поставщикам общее онлайн-пространство. В нем стороны обмениваются заявками, коммерческими предложениями, договорами, заказами и счетами, а система сохраняет историю согласований по каждому документу. Компания получает SAP Ariba по подписке и не устанавливает систему на свои серверы.
Основу платформы составляет бизнес-сеть SAP Business Network, которую раньше называли Ariba Network. Поставщик создает в сети учетную запись один раз и затем получает заказы, подтверждает сроки и выставляет счета всем своим клиентам из одного личного кабинета. Компании-покупателю не нужно настраивать отдельный обмен документами с каждым контрагентом.
SAP Ariba относится к классу решений Source-to-Pay, что означает «от выбора источника поставки до оплаты». Такие решения поддерживают весь цикл закупки: начиная с анализа затрат и выбора поставщика и заканчивая приемом счета.
Руководители закупок часто спрашивают, чем SAP Ariba отличается от модуля закупок в ERP, например, от SAP MM — Materials Management в SAP S/4HANA. Модуль закупок в ERP отвечает прежде всего за учетную и транзакционную часть: хранит данные о заказах, фиксирует поступление материалов и передает информацию в финансовый учет. SAP Ariba дополняет этот контур. Решение поддерживает выбор поставщиков, тендеры, работу с договорами и поставщиками, а также операционные закупки и обработку счетов. Поэтому граница между системами проходит не по принципу «до заказа / после заказа»: SAP Ariba управляет закупочными сценариями и взаимодействием с поставщиками, а ERP остается учетным ядром.
Ключевые решения SAP Ariba для автоматизации закупок
SAP делит платформу на несколько решений. Компания может подключить их все или начать с одного-двух, которые помогают с самыми важными задачами.Аналитика затрат (SAP Ariba Spend Analysis)
SAP Ariba Spend Analysis отвечает за анализ затрат, или spend analysis. Система собирает сведения о расходах из ERP и файлов подразделений, очищает их от дублей и распределяет по единому справочнику категорий.
Раньше аналитик производственного холдинга сводил выгрузки в MS Excel несколько недель, а с SAP Ariba руководитель открывает готовый отчет, находит в нем закупки одинаковых подшипников у разных поставщиков по разным ценам и поручает сотрудникам объединить эти объемы в одну закупку.
Выбор поставщиков и электронные тендеры (SAP Ariba Sourcing)
SAP Ariba Sourcing автоматизирует выбор источника поставки. Закупщик создает запрос коммерческих предложений или электронный аукцион и приглашает поставщиков из бизнес-сети. Система строит сравнительную таблицу и позволяет оценивать участников по цене и неценовым критериям, например по срокам поставки, условиям оплаты, гарантии и опыту. Члены тендерной комиссии согласуют результаты в системе, а SAP Ariba сохраняет историю процедуры для аудита.Управление поставщиками (SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance)
SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance отвечает за управление жизненным циклом и эффективностью поставщиков. Поставщик регистрируется в системе, заполняет анкету и загружает документы, а закупщики проводят его квалификацию и допускают к нужным категориям. Затем компания может оценивать поставщика по результатам работы. SAP Ariba Supplier Risk дополняет этот процесс мониторингом рисков поставщиков.Управление контрактами (SAP Ariba Contracts)
SAP Ariba Contracts помогает проводить договор по всем этапам согласования. Юрист готовит договор по шаблону, система направляет его на утверждение по нужному маршруту, сохраняет версии и хранит подписанный документ в едином реестре. SAP Ariba заранее напоминает об окончании договора. В связке с закупочными решениями SAP Ariba условия договора можно применять к заказам и счетам, чтобы контролировать закупки по согласованным условиям.Операционные закупки и сверка счетов (SAP Ariba Buying and Invoicing)
SAP Ariba Buying and Invoicing автоматизирует процесс Procure-to-Pay, или «от заявки до оплаты». Сотрудник выбирает товар в электронном каталоге с договорными ценами почти так же, как в интернет-магазине, руководитель согласует заявку, и система отправляет заказ поставщику. Поставщик выставляет счет на основании заказа, а SAP Ariba сопоставляет заказ, поступление и счет. Если данные совпадают, система передает счет в ERP для оплаты, а при расхождении направляет его сотруднику на проверку.Как выглядит управление закупками с SAP Ariba: от потребности до оплаты
Решения SAP Ariba работают вместе, поэтому управление закупками выглядит как единый процесс. Рассмотрим один из возможных сценариев Source-to-Pay на примере предприятия, которому нужно насосное оборудование. Конкретная последовательность шагов зависит от подключенных решений и настроек компании.
- Заявка. Инженер создает в SAP Ariba заявку на закупку насосного оборудования.
- Выбор сценария. По заранее настроенным правилам система может направить заявку по нужному сценарию закупки. Для товара из электронного каталога после согласования формируется заказ поставщику, а для закупки, которая требует конкурентной процедуры, закупщик запускает тендер.
- Приглашение поставщиков. Закупщик приглашает к участию в тендере поставщиков из SAP Business Network и из собственной базы компании.
- Сбор и оценка предложений. Поставщики отправляют коммерческие предложения, и система сравнивает их в одной таблице по цене и другим критериям.
- Выбор поставщика и договор. Тендерная комиссия выбирает победителя, а юрист готовит и согласует договор в SAP Ariba Contracts.
- Заказ. Система формирует заказ и отправляет его поставщику в SAP Business Network.
- Поставка. Поставщик подтверждает заказ и отправляет покупателю уведомление об отгрузке, а кладовщик фиксирует в ERP поступление оборудования на склад.
- Счет. Поставщик выставляет счет, и SAP Ariba сверяет его с заказом и данными о поступлении.
- Оплата. ERP передает проверенный счет бухгалтерии на оплату.
- Аналитика. SAP Ariba передает сведения о закупке в аналитику затрат, где руководитель закупок сравнивает итоговую цену оборудования с начальной ценой из заявки и оценивает экономию.
При настроенных процессах и интеграциях SAP Ariba автоматизирует значительную часть рутинных операций и направляет документы по заданным правилам, поэтому сотрудникам приходится меньше переносить данные вручную. Система фиксирует действия каждого участника, поэтому руководитель закупок в любой момент знает, на каком этапе находится закупка и кто из сотрудников отвечает за следующий шаг.
Какие бизнес-преимущества дает SAP Ariba в закупках
Результат от SAP Ariba зависит от набора решений, которые подключила компания, и от зрелости ее закупочных процессов.
Прозрачность расходов. Руководители компании получают сведения о том, какие подразделения покупают товары и услуги, что именно они покупают, у каких поставщиков и по какой цене. Раньше аналитики собирали эти сведения из нескольких систем и файлов, а SAP Ariba объединяет их в одном отчете.
Снижение закупочных цен. Электронные тендеры в SAP Ariba упрощают приглашение поставщиков и сравнение предложений. Расширение конкуренции и консолидация объемов могут помочь компании получить более выгодные условия закупки.
Более короткий цикл закупки. Специалисты по закупкам тратят меньше времени на переписку с поставщиками и перенос данных из писем в таблицы и ERP. Бухгалтерия получает счета от поставщиков в электронном виде в SAP Business Network и вручную проверяет только счета с расхождениями. В результате компания тратит меньше дней на каждую закупку, от создания заявки до оплаты счета.
Контроль рисков при работе с поставщиками. Специалисты по закупкам заключают договоры только с поставщиками, которые прошли квалификацию в системе, а SAP Ariba регулярно оценивает этих поставщиков по срокам и качеству поставок.
Отчеты для руководства. Директор по закупкам и финансовый директор получают консолидированные отчеты по закупкам всей компании в разрезе категорий, поставщиков и экономии. На основе этих отчетов они планируют бюджет закупок и выбирают поставщиков, опираясь на актуальные сведения о расходах.
Как SAP Ariba интегрируется с SAP ERP и другими системами
SAP Ariba интегрируется с SAP ERP и SAP S/4HANA с помощью готовых сценариев SAP. Системы обмениваются справочниками материалов и поставщиков, заявками, заказами, сведениями о поступлениях и счетами. Для обмена SAP предлагает сервис SAP Integration Suite, managed gateway for spend management and SAP Business Network, который раньше назывался SAP Ariba Cloud Integration Gateway. Компании с ERP других производителей подключают SAP Ariba с помощью веб-сервисов, обмена файлами или SAP Integration Suite.В результате сотрудники ведут стратегию и процессы закупок в SAP Ariba, а бухгалтерский и управленческий учет остается в ERP.
Как проходит внедрение SAP Ariba
Облачная модель ускоряет запуск, но проект все равно требует подготовки. Типовое внедрение включает пять этапов:- Анализ и подготовка. Команда оценивает процессы закупок, формулирует цели и выбирает решения SAP Ariba для старта.
- Проектирование и настройка. Консультанты настраивают процессы, маршруты согласования и интеграцию с ERP.
- Миграция данных и подключение поставщиков. Команда переносит справочники и действующие договоры и приглашает поставщиков в SAP Business Network.
- Тестирование и обучение. Ключевые пользователи проверяют сценарии, а закупщики и согласующие проходят обучение.
- Запуск и поддержка. Компания переводит закупки на платформу и постепенно подключает новые категории и поставщиков.
Успех проекта во многом зависит от поставщиков и внутренней команды. Если ключевые поставщики не зарегистрируются в сети, закупщики продолжат работать по почте, поэтому команда проекта заранее планирует их подключение. Базовая учетная запись в SAP Business Network для поставщиков бесплатна, что снижает барьер при их подключении.
Стоимость конкретной конфигурации SAP Ariba определяется индивидуально и зависит от набора решений, числа пользователей, объемов операций и выбранной модели использования.
Как IBA Group помогает внедрять и развивать SAP Ariba
Платформа приносит результат, когда компания правильно выбрала сценарии, настроила интеграцию с учетной системой и подключила поставщиков. Поэтому перед запуском SAP Ariba компании часто привлекают партнера, который знает и закупочные процессы, и системы SAP.Специалисты IBA Group, официального партнера SAP, консультируют компании по выбору сценариев SAP Ariba, внедряют решения платформы и интегрируют их с SAP ERP, SAP S/4HANA и другими системами. После запуска команда поддерживает и развивает решение, помогает подключать поставщиков и обучает сотрудников закупок и ИТ-специалистов.
Если вы оцениваете, подойдет ли SAP Ariba для ваших закупок, расскажите нам о задачах, которые хотите решить. Эксперты IBA Group помогут определить, с каких решений начать и как платформа будет работать вместе с вашей ERP-системой.