Телеком-холдинг первым в Грузии внедрил RISE with SAP S/4HANA Cloud
Крупный телеком-оператор Cellfie Mobile (ex Veon Georgia) первым в стране внедрил платформу RISE with SAP S/4HANA Cloud, Private edition. После внедрения повысилась эффективность основных бизнес-процессов компании. SAP S/4HANA Cloud предоставила менеджменту компании возможность анализировать бизнес-процессы в реальном времени, помогла эффективнее управлять затратами компании и оперативнее принимать управленческие решения.
О чем расскажем
Как все начиналось
У телеком-оператора было установлено несколько разных систем, основная из которых — 1С. Компания хотела заменить их единым решением, уйти от 1С и сократить количество ручных операций. Для этого необходимо было внедрить ERP-систему и автоматизировать бизнес-процессы, среди которых управление финансами, фондами и наличными денежными средствами, составление бюджета, продажи, закупки и логистика, управление материалами, контроллинг. Компании нужен был более прозрачный бухгалтерский и налоговый учет, гибкая отчетность.
Для общения с заказчиком IBA Group собрала консультантов из разных областей: бухгалтерский учет, закупки, логистика и др. Поэтому наша команда смогла профессионально рассказать специалистам заказчика, как новая ERP повлияет на работу каждого из них. Это помогло заказчику выбрать нас в качестве подрядчика. Большую роль также сыграли и выполненные IBA Group проекты в Грузии, например, внедрение SAP S/4HANA на АО «Грузинская железная дорога».
Как выполняли проект
Проект был масштабным. Для автоматизации выбраны все основные бизнес-процессы заказчика: финансовый учет, управление денежными средствами, казначейство, продажи, закупки и логистика, а также выполнить интеграции со всеми нужными сторонними системами.
Примеры автоматизированных процессов.
Финансовый учет
- Обработка счетов дебиторов
- Обработка промежуточных платежей
- Расчет, проверка и балансировка заработной платы
- Расчеты для планов поощрения
- Учет капитальных проектов
- Обработка и учет добавления основных средств
Управление денежными средствами
- Ввод или загрузка данных финансового плана
- Исполнение бюджета: активный контроль и корректировка в режиме реального времени, установка лимитов бюджета
- Стандартные финансовые отчеты
Казначейство
- Подготовка плана денежных потоков
- Прогнозирование денежных потоков
- Проверка точности планирования ликвидности
- Подготовка ежедневного реестра платежей
- Перевод средств
- Операции по конвертации
Закупки и логистика
- Создание и утверждение заявки на закупку (PR)
- Создание и управление заказами на закупку
- Обработка платежей/предоплат
- Получение услуг
- Обработка счетов
- Управление возвратами и претензиями
Продажи
- Управление заказами дилера
- Управление продажами дилера
- Управление возвратами дилера
- Управление кредитом клиента
Интеграции
- NBG: обменные курсы
- Налоговая система
- Банки
- Портал отчетности на основе Oracle
- DMP (склад данных)
Проект начался с оценки и формирования списка требований к ERP-системе. Наши специалисты предложили начать внедрение со стандартного функционала, а все доработки отнести на будущее. Проект выполняли по методологии SAP Activate в несколько этапов: подготовка, исследование, реализация, развертывание.
На этом этапе определили цели и план проекта; обговорили стандарты проекта и методологии управления проектом; распределили роли и ответственности и выполнили все необходимые шаги для старта проекта.
На этапе исследования проанализировали перечень требований к проекту, чтобы подтвердить, что будущее решение сможет удовлетворить бизнес-требования заказчика.
На этапе реализации создали архитектуру решения, внедрили решение в тестовую среду, протестировали, настроили продуктивную среду, выполнили миграцию данных и другие необходимые мероприятия.
Выполнили завершающие действия, чтобы полноценно развернуть систему в продуктиве; выполнили системные тесты; разрешили все открытые вопросы по работе системы; провели тренинги и обучение сотрудников заказчика и поддерживали работоспособность системы.
Практически полностью проект был выполнен удаленно. Команда IBA Group приезжала к заказчику в самом начале, чтобы понять, как он работает с системой и сформировать требования к новой ERP; а также во время поддержки продуктивного старта, чтобы оперативно консультировать сотрудников заказчика и помочь им быстрее «освоиться» в SAP S/4HANA Cloud. Сейчас IBA Group оказывает услуги технической поддержки и развития системы.
С какими сложностями столкнулись при внедрении SAP S/4HANA Cloud
Во время проекта команда IBA Group столкнулась с двумя основными сложностями: нормализация данных и реинжиниринг бизнес-процессов.
Нормализация данных
Изначально в справочниках компании было много дублей и неактуальных данных. Например в справочнике «Контракты» остались старые записи, которые сегодня уже не используются. Внедрение новой системы привело к тому, что заказчику нужно было пересмотреть и выверить все справочники: бизнес-партнеры, услуги, контракты и другие.
Реинжиниринг бизнес-процессов
Часто при внедрении больших систем у заказчика формируется команда из своих специалистов, которые работают с системой. Такие специалисты участвуют в проектировании, понимают принцип работы системы и ее особенности.
Заказчик же ранее не сталкивался с решениями SAP, и в штате не было такой команды. Консультанты IBA Group убедили заказчика в необходимости реинжиниринга бизнес-процессов. Реинжиниринг был нужен, так как он приведет к более успешному внедрению SAP S/4HANA Cloud, сократит расходы на само внедрение и поможет максимально использовать стандартные возможности системы. В будущем это снизит стоимость поддержки системы и сведет к минимуму проблемы при последующих обновлениях SAP S/4HANA Cloud.
Доволен ли заказчик SAP S/4HANA Cloud?
В новой ERP-системе работают более 200 конечных пользователей, запущено 50+ бизнес-процессов для 28 торговых точек.
Новое решение предоставило менеджменту Cellfie Mobile следующие возможности:
- анализировать бизнес-процессы предприятия в реальном времени;
- обеспечивать согласованность материально-технического планирования;
- эффективно управлять затратами компании;
- сделать прозрачнее процесс контроля;
- повысить оперативность и качество управленческих решений;
- организовать параллельный учет, чтобы получать отчетность по IFRS;
- создать единую информационную систему для всех уровней пользователей.
SAP S/4HANA Cloud интегрирована с биллинговой системой, поэтому заказчик теперь может получать проводки по расходам и доходам по основным видам деятельности, включая услуги мобильной связи. Внедрение новой ERP-системы сократило время разноски банковской выписки с 1,5 дней до 2 часов.
Решение SAP S/4HANA служит интегрированной платформой, объединяющей основные бизнес-процессы заказчика. Проект выполнили максимально в рамках стандартного функционала SAP. Все доработки вынесли в процедуру изменений, приоритезировали, поэтому заказчик сам мог принимать решение, что брать в работу. Заказчик получил цифровое ядро компании, которое можно развивать и дорабатывать.