Цифровая трансформация бизнеса с помощью SAP: от автоматизации учета к интеллектуальному предприятию

Многие компании давно автоматизировали бухгалтерию и складские операции, но руководители по-прежнему ждут сводные отчеты неделями и принимают решения о закупках или ценах по данным прошлого месяца. Новые системы ускоряют отдельные операции, однако компания продолжает работать по старым правилам. Цифровая трансформация меняет сами правила, то есть то, как компания принимает решения и выстраивает работу с клиентами.

Об устройстве платформы мы подробно писали в статье о том, что такое SAP. В этом материале разберем, как работает цифровая трансформация с помощью SAP и с каких шагов ее стоит начинать.

Ключевые выводы

• Цифровая трансформация затрагивает процессы, бизнес-модели, культуру и технологии, поэтому за ее результат отвечает бизнес-руководство, а ИТ-департамент работает вместе с ним.
• SAP S/4HANA, SAP BTP, SAP Analytics Cloud и ИИ-сервисы SAP дают компании технологическую основу, однако результат проекта зависит от целей и готовности сотрудников работать по новым правилам.
• Компании стоит начинать с обследования процессов и нескольких приоритетных направлений, а переход на SAP S/4HANA планировать с учетом окончания основной поддержки SAP ECC в конце 2027 года.
• Руководству лучше утвердить принцип clean core и правила управления данными до начала разработки, потому что на несогласованных данных аналитика и ИИ дают неверные результаты.

Что такое цифровая трансформация простыми словами

Термин «цифровая трансформация» часто используют как синоним любой автоматизации. Специалисты SAP разделяют три последовательных уровня изменений:

1. Оцифровка переводит информацию из аналоговой формы в цифровую. Компания сканирует договоры и заменяет бумажные накладные электронными документами.
2. Цифровизация встраивает цифровые технологии в существующие процессы. Например, когда отдел закупок согласовывает заявки в ERP-системе вместо электронной почты, но порядок закупок остается прежним.
3. Цифровая трансформация пересматривает бизнес-модель и процессы так, чтобы компания создавала для клиентов новую ценность. Например, производитель станков начинает продавать гарантированное время их работы и сам следит за состоянием техники по данным датчиков.

Трансформация затрагивает процессы, бизнес-модели, культуру и технологии одновременно, поэтому руководство не может поручить ее одному ИТ-департаменту.

Почему компании больше не могут откладывать цифровую трансформацию

Бизнес сталкивается сразу с несколькими изменениями рынка:

1. Конкуренция. Новые игроки продают онлайн с гибкими ценами и уводят клиентов у компаний, которые пересматривают цены раз в квартал.
2. Ожидания клиентов. B2B-покупатели хотят видеть статус заказа в любой момент и получать персональные условия, как в розничных онлайн-магазинах.
3. Регуляторика. Государства переводят в цифровой формат маркировку товаров и счета-фактуры, и сотрудники с ручными процессами перестают успевать за сроками.
4. Рост объема данных. Компания получает данные от оборудования, магазинов, онлайн-каналов и партнеров, но без единой платформы эти данные не помогают принимать решения.

При этом, по оценкам McKinsey, около 70% масштабных трансформаций не достигают целей. В компаниях с неудачными программами 72% респондентов назвали главным препятствием сопротивление сотрудников или поведение руководства. Поэтому компании нужна платформа, которая дает технологическую основу, и параллельно продуманная работа с людьми.

Какую роль играет SAP в цифровой трансформации бизнеса

На практике компании сталкиваются не только с техническими ограничениями. Руководители видят, что данные находятся в разных системах, отчеты требуют ручной подготовки, подразделения работают с разными показателями, а изменения рынка требуют решений быстрее, чем позволяет текущая инфраструктура.

Компании долго воспринимали SAP как систему учета, однако сегодня вендор предлагает набор решений для работы с данными и ИИ. Цифровая трансформация SAP строится на четырех компонентах:

1. SAP S/4HANA. Современная ERP-система ведет операции финансов, закупок, производства и продаж в одной базе данных. SAP HANA хранит информацию в оперативной памяти, поэтому система строит отчеты в момент запроса. Для бизнеса это означает переход от анализа прошлого к управлению будущим: руководитель получает актуальные данные о продажах, запасах, затратах и рисках без длительного ожидания подготовки отчетов.
2. SAP Business Technology Platform (SAP BTP). Платформа интегрирует SAP с другими системами, объединяет данные, дает среду для разработки собственных приложений и подключает сервисы ИИ.
3. SAP Analytics Cloud. Решение объединяет отчетность и планирование, и финансовый директор сравнивает бюджет с фактом без выгрузок в MS Excel.
4. Отраслевые решения. SAP предлагает готовые решения для ритейла, производства, энергетики, финансового сектора и других отраслей.

Цифровая трансформация с помощью SAP предполагает, что компания использует эти решения как основу для новых процессов и моделей работы с клиентами.

Три направления цифровой трансформации и роль SAP в каждом из них

Специалисты SAP выделяют три области, в которых компания меняется в ходе трансформации.

Трансформация процессов

Команда проекта сравнивает собственные процессы с эталонными процессами SAP Best Practices в SAP S/4HANA и убирает лишние согласования. Например, дистрибьютор строительных материалов раньше согласовывал скидки по электронной почте, и менеджер ждал ответа по несколько дней. Теперь SAP S/4HANA при создании заказа проверяет кредитный лимит клиента и маржинальность сделки и отправляет на согласование только исключения.

Трансформация бизнес-моделей

Новая бизнес-модель требует функций, которых часто нет в старых ERP, например, регулярных счетов по подписке или продаж в нескольких каналах с едиными остатками. Производитель промышленных компрессоров перешел от продажи оборудования к оплате за объем сжатого воздуха. Датчики передают данные на SAP BTP, а SAP S/4HANA рассчитывает потребление и формирует счета. Розничная сеть по такому же принципу объединяет остатки магазинов и интернет-магазина, и покупатель забирает онлайн-заказ в ближайшем магазине.

Организационная и культурная трансформация

Когда система берет на себя рутину, роль сотрудников меняется. Бухгалтер меньше сверяет первичные документы и больше анализирует отклонения, а специалист по закупкам выбирает поставщика по рейтингу, который строит система. Без программы управления изменениями (change management) люди продолжают работать по старым правилам в новой системе. Проекту нужен спонсор из числа топ-менеджеров, который объясняет цели и лично участвует в ключевых решениях.

В каких областях цифровизация бизнеса с помощью SAP дает наибольший эффект

Компании редко начинают трансформацию со всех функций сразу. Чаще руководство выбирает ту область, где ручная работа приводит к самым заметным потерям.

Финансы и управленческий учет

Финансовая служба часто готовит отчетность за месяц неделями. SAP S/4HANA хранит финансовые и управленческие данные в единой таблице Universal Journal, поэтому закрытие месяца занимает меньше времени. SAP Analytics Cloud добавляет прогнозные сценарии, и финансовый директор заранее видит, как рост цен на сырье повлияет на прибыль.

Цепочка поставок и производство

SAP Integrated Business Planning прогнозирует спрос и сопоставляет его с мощностями и запасами, а SAP S/4HANA рассчитывает потребность в материалах, и завод узнает о дефиците сырья заранее. Датчики оборудования передают данные на SAP BTP, и сервисная служба планирует ремонт по фактическому состоянию станка.

Продажи, маркетинг и клиентский опыт

Решения SAP Customer Experience собирают данные о клиенте из всех каналов продаж в едином профиле. Маркетолог готовит персональные предложения по истории покупок, а программа лояльности начисляет баллы одинаково во всех каналах.

Учет и управление персоналом

SAP SuccessFactors переводит в цифровой формат подбор и обучение персонала. Сотрудники сами оформляют отпуск на портале самообслуживания, а HR-директор отмечает текучесть по подразделениям и заранее планирует замену специалистов.

Отраслевые сценарии

Отраслевые решения SAP содержат готовые процессы для каждой индустрии, и команда проекта тратит меньше времени на разработку с нуля.

Как SAP S/4HANA превращает систему учета в систему принятия решений

ERP-системы предыдущего поколения в основном были ориентированы на фиксацию операций и анализ уже произошедших событий. SAP S/4HANA анализирует данные в момент операции и сама запускает следующие действия. Когда специалист создает заказ поставщику, система сравнивает цену с историей закупок, проверяет, как поставщик соблюдал сроки раньше, и отмечает аномалии, например, завышенную цену или повторный счет. Если поставщик задерживает отгрузку, SAP S/4HANA пересчитывает потребность в материалах и предупреждает менеджера о риске для плана производства.

Следующий этап развития SAP касается ИИ. SAP встроил цифрового помощника Joule в облачные решения, и пользователь узнает остатки или продажи без построения отчета. ИИ-агенты SAP Business AI обрабатывают типовые задачи, например, сверку платежей, и передают человеку только исключения. Вместе SAP S/4HANA, SAP BTP и ИИ помогают компании перейти от реакции на события к их прогнозированию. SAP называет такую модель интеллектуальным предприятием.

Дорожная карта цифровой трансформации SAP по шагам

Трансформация с SAP занимает несколько лет, поэтому компании нужен план, который руководство и ИТ-департамент понимают одинаково.

1. Определить отправную точку и цели

Команда проекта изучает текущие системы и процессы и выясняет, где компания теряет время и деньги. По итогам руководство формулирует бизнес-цели, например снизить складские запасы.

2. Определить приоритеты и сформировать видение

Если компания цифровизирует все функции сразу, сроки и бюджет проекта растут. Руководство выбирает несколько приоритетных процессов и для каждого назначает владельца и метрику успеха.

3. Составить дорожную карту

Обычно компания сначала переходит на SAP S/4HANA, затем подключает SAP BTP и аналитику, а после запускает сценарии с ИИ. ИТ-директор сверяет сроки этапов с жизненным циклом текущих систем. Основная поддержка SAP ECC 6.0 заканчивается в конце 2027 года, а расширенная требует дополнительной оплаты, поэтому компаниям на SAP ECC стоит планировать миграцию заранее.

4. Подготовить архитектуру данных и clean core

Принцип clean core («чистое ядро») требует оставлять стандартный код SAP S/4HANA без изменений и разрабатывать доработки на SAP BTP. Тогда компания обновляет систему без переписывания доработок. Параллельно архитекторы очищают справочники от дублей и создают единое хранилище в SAP Datasphere, откуда аналитика и ИИ получают согласованные данные.

5. Подготовить команды и культуру

Сотрудники проходят обучение на своих процессах до запуска системы, ключевые пользователи отвечают на вопросы коллег, а руководство регулярно рассказывает о целях и промежуточных итогах.

Типичные ошибки и риски цифровой трансформации с SAP

Большинство ошибок в SAP-проектах руководство может предотвратить на этапе планирования. Чаще всего мы встречаем пять из них:

1. Проект как обновление ИТ-системы. Правильнее назначить спонсором бизнес-руководителя и измерять успех бизнес-показателями.
2. Игнорирование управления изменениями. Команде стоит начинать коммуникацию и обучение с первых месяцев проекта.
3. Перенос старых процессов (lift & shift). Перед миграцией компании стоит пересмотреть процессы и отказаться от доработок, которые дублируют стандарт SAP.
4. Отсутствие стратегии данных и clean core. Руководству лучше утвердить правила управления данными и принцип clean core до начала разработки.
5. Недооценка сроков и ресурсов. Реалистичный план учитывает, что эксперты бизнеса тратят на проект значительную часть времени, и заранее распределяет их текущие задачи.

Как партнер SAP помогает пройти цифровую трансформацию

В проектах цифровой трансформации важна не только технология, но и опыт изменения бизнес-процессов. Поэтому компании выбирают партнеров, которые могут объединить экспертизу SAP, понимание отраслевых процессов и управление организационными изменениями. Партнер SAP сопровождает компанию на всех этапах:

• разрабатывает стратегию и дорожную карту цифровой трансформации с SAP;
• обследует процессы и ИТ-архитектуру, оценивает качество данных;
• переводит компанию на SAP S/4HANA, внедряет SAP BTP и аналитику, запускает ИИ-сценарии;
• обучает сотрудников и сопровождает изменения после запуска.

IBA Group как официальный партнер SAP ведет проекты полного цикла, от обследования и проектирования целевой архитектуры до миграции на SAP S/4HANA и разработки на SAP BTP. Консультанты учитывают местные требования к учету и помогают командам заказчика освоить новые роли.

Если ваша компания планирует переход на SAP S/4HANA или выбирает, с чего начать цифровую трансформацию, специалисты IBA Group помогут оценить текущую ситуацию и составить план первых шагов. Оставьте заявку, и мы обсудим задачи вашего бизнеса.

Часто задаваемые вопросы