Сколько стоит внедрение SAP: из чего формируется стоимость проекта
Единого прайса на полный проект внедрения SAP не существует. Стоимость проекта считают отдельно для каждой компании, потому что заказчик платит не только за систему, но и за объем работ по ее внедрению и изменениям в бизнес-процессах. Два бизнеса с одинаковой выручкой могут получить сметы, которые отличаются в несколько раз. Это происходит потому, что одной компании нужны финансы и закупки, а второй требуются еще производство, склады и отчетность по пяти юридическим лицам.
Любой проект начинается с аудита процессов и ИТ-ландшафта, без которого невозможно правильно выстроить новую архитектуру. Следующим шагом становится приоритизация задач: какие блоки автоматизировать в первую очередь исходя из бизнес-целей компании.
Калькуляторы и прайс-листы из интернета отвечают максимум на вопрос о лицензиях. Полная стоимость внедрения SAP ERP складывается минимум из четырех частей, и лицензии в этой сумме редко занимают первое место. Больше веса имеют услуги команды внедрения, инфраструктура и время собственных сотрудников, которых придется отвлечь от операционной работы. В статье разберем каждую часть бюджета и факторы, которые влияют на итоговую сумму.
О чем расскажем в статье:
Ключевые выводы
- Цену определяет объем работ, а не размер компании. Например, два бизнеса с одинаковой выручкой получат от интеграторов сметы, которые могут отличаться в несколько раз.
- Лицензии не обязательно являются самой крупной статьей бюджета: в сложных проектах существенную долю составляют услуги интегратора, подготовка инфраструктуры и внутренние ресурсы заказчика.
- Время собственных сотрудников не попадает ни в одно коммерческое предложение, хотя ключевые руководители заняты в проекте от 30 до 50% рабочего времени.
- Стоимость проекта внедрения растет там, где компания отступает от стандарта SAP. Каждая доработка требует сопровождения весь срок службы системы.
- Расходы не заканчиваются запуском. Сопровождение и обновления переходят в операционный бюджет.
Из чего складывается стоимость внедрения SAP
Бюджет SAP-проекта состоит из четырех статей затрат. Стоимость трех из них заказчик получает в коммерческих предложениях интегратора, а четвертую финансирует сам, поэтому ни в одной смете ее нет. Разберем каждую статью затрат подробнее.
Лицензии и подписка SAP
SAP предлагает две разные модели оплаты. Схема для on-premise, или локальной системы, предполагает бессрочные лицензии и ежегодный платеж за поддержку, который считают процентом от их стоимости. Облачные версии SAP S/4HANA работают по подписке за объем пользователей и подключенные модули. Причем подписка включает и платформу, и инфраструктуру, и обновления, поэтому сравнивать ее с ценой бессрочных лицензий напрямую некорректно.
На сумму влияет также выбор продукта, потому что SAP S/4HANA Public Cloud, Private Cloud или SAP Business One рассчитаны на разный масштаб бизнеса. Дальше в расчет идут сами пользователи, причем важно не только их число. Например, кладовщик, который подтверждает приемку, и финансовый контролер с доступом ко всей отчетности попадают в разные типы лицензий с разной ценой. Последнее, что влияет на стоимость лицензий и подписки, — это модули и отраслевые решения, потому что каждую область SAP лицензирует отдельно.
Услуги интегратора
Это самая крупная статья расходов почти в любом проекте. Компания платит за время людей, которые проектируют процессы, настраивают модули, настраивают интеграции и обучают пользователей.
Стоимость услуг зависит от продолжительности проекта, состава работ и уровня команды. Проект на шесть месяцев и на два года различаются количеством человеко-месяцев, а значит, и суммой контракта. Состав работ у интеграторов тоже разный, потому что один включает в предложение обучение пользователей и поддержку после запуска, а второй заканчивает работу настройкой системы и передает ее заказчику.
Уровень команды интегратора задает ставку за час работ. Опытный архитектор стоит дороже, но грамотная архитектура снижает риск дорогих доработок системы на следующих этапах проекта. По отраслевым оценкам услуги внедрения стоят один-три годовых объема подписки, и большую часть этой суммы составляет оплата труда специалистов.
Инфраструктура, облако или собственный дата-центр
При размещении решений SAP на собственных мощностях компании необходимо приобрести серверы и хранилища, оплатить лицензии СУБД и держать в штате администраторов. Все это оплачивают до запуска системы, поэтому расходы проходят по капитальному бюджету одной крупной суммой, а через три-пять лет оборудование потребует замены.
Если компания использует SAP как облачный сервис, необходимость покупать собственное серверное оборудование отпадает, а часть затрат на инфраструктуру, эксплуатацию и обновления входит в облачную модель. Конкретный состав расходов зависит от редакции SAP, модели размещения и условий договора. Если частное облако разворачивается на инфраструктуре внешнего провайдера, отдельно могут учитываться вычислительные мощности, сеть, резервное копирование и администрирование. Пр При облачной инфраструктуре капитальные затраты заменяются операционными и распределяются по сроку использования системы.
Внутренние ресурсы и организационные затраты
При внедрении SAP проекту нужны те же люди, которые ведут операционную работу. Например, главный бухгалтер, руководитель закупок или начальник производства должны описать процессы, принять проектные решения и протестировать сценарии. По опыту проектов IBA Group, на отдельных этапах ключевые сотрудники заказчика могут тратить на проект 30–50% рабочего времени, а на пиках и полный день. Зарплату им платят как обычно, а часть операционных задач приходится передавать коллегам или нанимать временную замену. Еще одна часть расходов в этой статье складывается из подготовки людей к новой системе. Сюда входят коммуникации, обучение и разбор обязанностей.
Какие факторы влияют на цену внедрения SAP
Предложения интеграторов на внедрение одного и того же решения могут отличаться в несколько раз, потому что каждая ИТ-компания закладывает свой объем работ. А он зависит от устройства бизнеса заказчика, числа процессов, их отличий от стандарта и сроков. Разберем подробнее каждый фактор.
Масштаб и сложность компании
Смету определяет количество объектов, которые обслуживает система. Пять юридических лиц в трех странах, десяток филиалов, два завода и сеть магазинов требуют кратно больше работы, чем компания с одним складом. Каждая страна добавляет свою налоговую отчетность и валюту, каждый завод свою модель производства, а холдинг требует консолидации и учета по МСФО, и все это настраивают и тестируют отдельно.
Охват модулей и глубина автоматизации
Автоматизация только финансов и закупок и внедрение полной ERP-системы с логистикой, производством и персоналом различаются по трудоемкости в несколько раз. Каждый модуль требует своих настроек и интеграций с уже работающими у заказчика системами. Отдельно растет объем тестирования, так как проверять необходимо не работу отдельных модулей, а сквозные сценарии и процессы. Например, заявка на закупку должна пройти через закупки, склад и финансы. Каждый новый модуль добавляет свои проверки и заставляет перепроверять готовые сценарии.
Уровень кастомизации и уникальность процессов
Чем больше компания работает по стандартным процессам SAP, тем дешевле и быстрее идет проект внедрения. Каждая доработка требует анализа, разработки, тестирования и сопровождения на всем сроке службы системы, а при обновлении версии ее проверяют заново.
Поэтому процессы делят на две группы: те, что влияют на прибыль, и те, что поддерживают ведение бизнеса. Например, согласование счетов и ведение договоров конкурентного преимущества не дают, поэтому такой процесс автоматизируют по стандартному сценарию SAP. А схема расчета скидок для дистрибьюторов влияет на объем продаж, и на доработку такого процесса в SAP идет осознанно.
Принцип clean core переносит доработки на платформу SAP BTP и оставляет стандартный код системы без изменений.
Для второй группы работает правило, которое описывает принцип clean core. Компания не меняет стандартный код SAP, а выносит расширения на платформу SAP BTP, где они работают отдельно от системы. Очередное обновление версии их не затрагивает, поэтому его ставят штатно, без отдельного бюджета на переделку.
Качество и объем данных
Если в справочниках есть дубли, склады ведут номенклатуру по-разному, а часть договоров заведена без реквизитов, миграция данных становится отдельным проектом. Их очистка часто занимает недели работы аналитиков и сотрудников бизнеса, и отказаться от нее нельзя, потому что на некачественных данных новая система выдаст такую же отчетность, как и старая.
На бюджет влияет и то, сколько истории переносят в новую систему. Перенести операции за три года дороже, чем взять остатки и открытые документы на дату старта, потому что старые данные нужно сверять и приводить к новой структуре.
Сроки проекта и подход к реализации
Сжатые сроки проекта увеличивают его бюджет. Если компания привязана к дате, например, к окончанию основной поддержки SAP Business Suite 7, включая SAP ERP 6.0, в конце 2027 года или к сделке по слиянию, проект ведут параллельными командами и с переработками, а каждый сэкономленный месяц оплачивают дополнительными людьми.
Способ запуска влияет на то, как распределяются платежи интегратору. При подходе Big Bang все подразделения и модули переводят на SAP в одну дату. Календарный период непосредственного перехода может быть короче, но основная часть расходов приходится на ограниченный период, а сбой в день перехода затрагивает сразу все подразделения.
При поэтапном запуске сначала включают один филиал или блок процессов, затем следующий. Расходы распределяются на несколько кварталов, а ошибки первого этапа исправляют до начала второго. При таком подходе компании необходимо поддерживать старую систему и обмен данными с SAP.
Этапы проекта и распределение затрат
Расходы по проекту распределены неравномерно. На обследование и проектирование приходится небольшая часть бюджета, основную сумму компания платит за настройку, разработку и интеграции, а после запуска добавляются расходы на поддержку и развитие.
Предпроект и обследование
Интегратор изучает процессы, оценивает готовность данных и предлагает архитектуру с дорожной картой проекта. На этот этап приходится небольшой процент бюджета, зато по его итогам компания видит объем работ и обоснованный диапазон стоимости. Без предпроекта смету чаще всего пересматривают в ходе внедрения.
Проектирование целевых процессов
Команда интегратора вместе с сотрудниками заказчика разбирает, как компания будет работать в SAP. На сессиях fit-to-standard стандартный процесс SAP сравнивают с текущим порядком работы и по каждому расхождению решают, перестроить свой процесс или заказать доработку. Разработки на этом этапе еще нет, компания платит за время консультантов и своих сотрудников, но именно решения этапа определяют стоимость следующего.
Настройка, разработка и интеграции
Модули настраивают под согласованные процессы. Там, где от стандарта отказались, систему дорабатывают под процессы компании. Далее SAP интегрируют с банком, документооборотом и государственными сервисами, чтобы данные из платежей или накладных не вводили вручную. Каждый готовый блок тестируют. На этап приходится большая часть бюджета услуг.
Миграция данных, обучение и запуск
Данные из старых систем переносят в SAP несколько раз, потому что первая тестовая миграция обычно показывает ошибки в справочниках. Параллельно пользователей учат работать в новой системе. Переход занимает несколько дней, а первые недели после запуска команда разбирает нештатные ситуации в режиме усиленной поддержки.
Поддержка и развитие после запуска
После запуска компания платит за сопровождение, обновления, исправление ошибок и подключение новых подразделений. Это уже не проектные, а ежегодные расходы, которые идут в операционный бюджет.
Скрытые расходы, о которых часто забывают
Перерасход бюджета на проекте редко случается из-за одной ошибки. Он складывается из тех статей, которые в начале проекта не учли. Рассмотрим, из-за чего появляются дополнительные расходы.
Обучение сокращают первым, когда нужно уложиться в бюджет. Пользователи осваивают несколько базовых операций, а отчеты и планирование продолжают вести в прежних таблицах. В итоге компания платит за полный набор возможностей SAP, а пользуется небольшой частью.
Список систем, с которыми SAP обменивается данными, обычно растет по ходу проекта. На старте компания называет пять штук, а к реализации выясняется, что нужен еще обмен данными с банком, портал для поставщиков и выгрузка отчетности в государственные сервисы. Каждая дополнительная интеграция — это часы аналитика, разработчика и тестировщика.
Отдельной строки на управление изменениями в бюджете обычно нет. При этом руководителям приходится объяснять сотрудникам, зачем компания меняет систему, распределять роли и переписывать инструкции. Пока это не сделано, люди работают по-старому, и запуск сдвигается.
Стоит также учитывать, что в первые месяцы после запуска производительность сотрудников заказчика снижается почти всегда, так как они медленнее выполняют привычные операции.
Как компания может повлиять на стоимость проекта
Снижать стоимость за счет квалификации команды бессмысленно, так как ошибки на проекте обойдутся дороже. Обратить внимание стоит на объем работ.
- Работа по стандарту. Методология SAP Activate предлагает готовые процессы для типовых задач финансов, закупок и логистики. Компании часто считают свои порядки уникальными, хотя за этим обычно стоит привычка.
- Контроль объема. Перечень работ фиксируют письменно на старте и заводят процедуру изменений, где каждое требование оценивают в финансовых и временных затратах. Без процедуры изменений требования расширяются незаметно, из-за чего бюджет и сроки начинают расти уже в ходе проекта.
- Сильная проектная команда заказчика. Темп проекта часто задают сотрудники заказчика, которые принимают решения по процессам, согласуют справочники и подтверждают результаты тестов. Если их разгрузили от части операционных задач, то проект будет идти по графику. Если решения ждут неделями, компания оплачивает простой команды внедрения.
- Поэтапное внедрение. Первый этап на одном юрлице дает работающее решение быстрее, а его итоги показывают стоимость следующего.
Почему оценку стоит обсуждать с партнером, а не искать среднюю цену в интернете
Отраслевые обзоры и калькуляторы считают стоимости по чужим проектам и показывают только диапазон сумм. Однозначно ответить заранее, сколько будет стоить внедрение SAP для конкретной компании, нельзя, так как стоимость проекта зависит от числа юрлиц и площадок, от состояния исходных данных, от количества процессов для автоматизации.
Сумму, на которую можно опираться при планировании бюджета, дает предпроектное обследование. Партнер разбирает структуру группы, работающие системы, состояние данных и цели руководства, а затем составляет перечень работ и показывает несколько вариантов внедрения с разной стоимостью и сроками. Пока такого перечня нет, сравнивать предложения интеграторов бессмысленно, ведь каждый посчитал свой объем работ, и дешевое предложение часто оказывается просто более узким по охвату.
Проверить стоит и самого исполнителя, ведь ошибка в выборе подрядчика обходится дороже любой статьи сметы.
IBA Group работает официальным партнером SAP и ведет проекты внедрения в Казахстане и странах СНГ более 13 лет. Мы начинаем не с коммерческого предложения, а с обследования, потому что назвать цену до того, как понятен объем работ, сложно.
Если вы планируете внедрение SAP и хотите понять, во что оно обойдется вашей компании, напишите нам. Обсудим задачи, масштаб и подход к оценке.
Часто задаваемые вопросы
Единой цены нет, потому что заказчик оплачивает объем работ, а он у каждой компании свой. Реалистичный диапазон появляется после предпроектного обследования, когда партнер видит структуру бизнеса, состояние данных и перечень процессов для автоматизации.
Из четырех статей. Это лицензии или подписка SAP, услуги интегратора, инфраструктура и внутренние ресурсы компании. Первые три заказчик видит в коммерческих предложениях, четвертую финансирует сам.
Однозначного ответа нет. Сравнивать варианты нужно по полной стоимости владения на одинаковом сроке использования: с учетом подписки или лицензий, инфраструктуры, администрирования, обновлений и поддержки. Собственная площадка требует крупных вложений до запуска и обновления оборудования через три-пять лет. Облако не требует закупки оборудования, но компания ежемесячно платит за мощности, каналы связи и резервное копирование, поэтому капитальные затраты заменяются операционными.
От выбранной редакции, числа и типов пользователей, набора модулей и отраслевых решений. SAP S/4HANA Public Cloud, Private Cloud и SAP Business One рассчитаны на разный масштаб бизнеса, поэтому и стоят по-разному.
Проекты на облачных редакциях с минимумом доработок укладываются в несколько месяцев, полномасштабные внедрения в холдингах занимают от года до двух. Срок зависит от охвата модулей, числа площадок и состояния данных.
Потому что каждый закладывает свой объем работ. Один включает в предложение обучение и поддержку после запуска, другой заканчивает настройкой системы. Сравнивать предложения корректно только тогда, когда объем работ в них описан одинаково.
Да, и это распространенный способ уложиться в бюджет года. Первый этап запускают на одном юрлице или в одном блоке процессов, расходы распределяются на несколько кварталов, а итоги первого этапа дают основу для оценки следующего.