Автоматизация обработки инвойсов и выгрузки данных в Excel на платформе EasyRPA

Ситуация

Компания занимается авиаперевозками. Аэропорты тех стран, куда летают самолеты клиента, присылают инвойсы по затратам: сколько обслужили пассажиров, сколько топлива затратили и т. п. Ранее сотрудники обрабатывали эти инвойсы вручную.

Задача

Автоматически обрабатывать входящие инвойсы и выгружать данные из них в Excel.

Решение

Для пилотного проекта автоматизацию решили выполнить с помощью платформы EasyRPA. Процесс настроили следующим образом.

Робот сканирует сетевую папку и ищет в ней соответствующего клиента. Для пилотного проекта отобрали четырех самых крупных партнеров компании, которые присылают наибольшее количество документов в месяц. Эти клиенты присылают в сетевую папку PDF-файлы с инвойсами. Робот разделяет их на отдельные документы.

На следующем этапе документы распознаются с помощью технологии OCR. Обученная ML-модель размечает документ и извлекает данные, которые необходимы для процесса.

Эти данные проходят постобработку, во время которой модель исправляет ошибки OCR.

Далее проходит валидация данных, благодаря которой можно определить, что модель могла где-то ошибиться. Это набор правил, который составляется для документов каждого клиента. Например, если номер инвойса всегда состоит из 3 цифр, то когда робот видит в нем две или четыре цифры, он отправляет документ на ручную обработку. Тогда оператор получает уведомление с указанием того, на каком этапе валидации была найдена ошибка. Человек исправляет ошибку и отправляет файл дальше на автоматический процесс обработки.

В конце процесса происходит генерация Excel-файла со сводной таблицей с данными. Этот отчет отправлялся по сотрудникам компании по email.

Результат

Точность распознавания данных: от 89% до 100%. В тех случаях, когда модель не смогла точно извлечь данные, для клиентов разработали рекомендации, что можно улучшить для более успешной автоматизации.